企业采购，顾名思义是指企业购买物资（或者接受劳务）及支付款项的相关经济活动。采购业务是企业日常经营中必不可少的，由于其重要性及风险性，我们不得不慎重对待。
一、采购业务存在的风险
1、采购业务部门权限界定不明确，人员权责不分明，容易影响采购效率。
2、采购计划不合理，采购数量缺少科学依据，造成库存短缺或积压，影响企业经营目标或造成资源浪费。
3、招投标机制不科学导致供应商选择不当，导致采购产品价格虚高、出现舞弊行为等问题。
4、采购产品验收不规范，造成入库产品账实不符的情况。
5、付款审批不严，不严格按照付款审批程序容易造成资金损失。
上述风险，应该引起企业经营者的重视，并采取对应的措施规避或降低采购业务风险。那应该怎么做呢？
二、采购业务风险应对措施
首先，结合企业经营情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务管理制度。重点要明确对应部门及人员的工作职责和权限，做到人人知道做什么，怎么做。比如：应建立采购申请制度，确定业务归口部门，做到采购业务集中管理，避免分散采购情况的出现，以此达到提高采购效率，降低采购成本的目的。
其次，尽量做到采购计划安排科学化，结合现有库存量及市场发展趋势，确定最佳经济订货数量，避免因采购计划不合理造成的库存短缺或积压情况。
针对招投标方面的问题，应合理确定招投标的范围、招投标文件制定、评标办法、中标供应商合同签订等管理办法。建立科学的供应商评估、准入及清退制度，通过供应商信息化管理体系，加强供应商的选择及管理工作。同时，针对舞弊行为，企业应建立采购业务人员定期轮岗制度，并加强日常监督管理工作。
针对采购验收不规范的问题，应当建立严格的企业验收制度，明确不相容岗位人员配置，设立专人负责产品的验收及入库，以便做到采购、验收人员业务分离，相互监督。
最后企业应加强采购付款的管理，完善付款审批流程，明确付款环节审批人员的权限。财务人员应严格核实采购预算、采购合同及协议、付款审批单据等相关内容，只有审核无误方可付款。付款过程中，应严格审查采购发票的真伪、合法有效性，杜绝虚假发票骗取资金的情况。
企业应设立专人，定期通过函证的方式，与供应商核对往来款项的情况。与此同时，企业应建立退货管理制度，明确退货条件、退货手续、产品出入、货款回收及索赔等问题，减少该方面的经济损失。
（总经理办公室 郭冬）
