浅谈办公室工作专业化
2013年，公司定位为专业化的落实年。办公室专业化应包括如下几方面。
1、文档管理专业化：
一是档案收集专业化。档案是公司成长发展历程的见证，档案的缺失有时会造成无法弥补的遗撼。提高档案管理专业化认识，日常要注重原始资料的收集，对企业的重大活动以及经营活动过程中的特殊事件，并通过文字、图表、电子、影像等多种形式，留存完整的历史记录。二是档案管理必须规范化和标准化。要严格按档案条例及公司要求，制定统一的文书档案标准，做好整理、分类、保管和提供利用等工作，以信息化、标准化、科学化提升档案的专业化水平克，同时服各自为术、各自为范的局面。
2、会议、文案专业化：
一次高效的会议，应做好会前准备、会中服务、会后总结三方面工作。会前准备要细致全面，会中服务要主动规范，会后总结要引导提升。要在细节上下功夫，在流程上完善，切实杜绝形式主义，进一步提高会议质量，增强会议效果。会议的组织做到：筹划缜密、主持简洁、严格议程、准时守纪、迅速务实。文案撰写做到：准确、充分、高效、求是。
3、编辑工作专业化：
一是组织选择稿件专业化。每篇文章的选择修改，从文章立意、标题拟定到文字修改等都需要花一番功夫。文字的表达要言之有情、言之有物，对稿件内容的选择要审时度势，抓住“热点”。二是要有敏捷的思维力，捕捉新闻要快。对公司的战略部署和政策精神，及时进行解读宣传，把握舆论导向；对员工关心的热点开展讨论，及时跟进；三是较强的组织指导力。应时刻把握为经营服务的宗旨，经常组织“战役性”报道，适时开办新栏目，制定宣传方案、采访策划、组织报道等，同时要与通讯员密切联系，帮助他们出主意想点子，指导具体的新闻采编。
4、车辆管理专业化：
在健全车辆管理制度（包括车辆安检、维护、使用、监督等方面）的前提下，确保车辆安全、行驶安全、满足运营支撑。车、路、人等因素时刻影响车辆安全，在做好定期养护的同时，要坚持做到“三检”，即出车前、行车中、收车后，检查车辆各部件的安全，同时做好定期维护检修；确保行驶安全，包括对驾驶员的管理考核和培训（安全技能、交通法规、业务知识）两方面；满足运营支撑。还要进一步细化流程，强化管理员、司机的成本意识，提高车辆利用效率。
5、外联接待专业化：
办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意。一是认真细致地做好接待前准备，在接到来访者的通知或电话后，了解清楚来访客人的身份、目的等，立即向有关领导汇报；二是考虑周到，提前安排，在掌握情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，包括所需材料的准备、会晤地点的确定、结束送行的礼节及其他有关注意事项等，并征求领导意见，按照领导要求进一步完善接待工作；三是热情周到地做好接待中服务，在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当；四是及时做好接待后总结，整个接待活动结束后，要对本次活动进行总结，找到存在的问题或不足，对不足之处进行弥补改进。
（总经理办公室 田秀军）
